Optimalisasi Filling Document Administrasi Keuangan pada Sub Bagian Tata Usaha UPT. Balai Latihanan Kerja Jember

Abstract

Di era digital dan gelombang reformasi birokrasi, pengelolaan dokumen keuangan yang efisien memegang peranan penting dalam mendorong transparansi dan akuntabilitas di dalam lembaga pemerintah. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi kelemahan sistem pengarsipan manual yang ada di UPT Balai Latihan Kerja (BLK) Jember saat ini dan mengusulkan solusi optimal menggunakan Microsoft Excel yang terintegrasi dengan penyimpanan berbasis cloud (Google Drive). Sistem yang diusulkan berfokus pada pengorganisasian dan digitalisasi dokumen SPJ, peningkatan aksesibilitas, dan penyederhanaan proses verifikasi untuk audit internal dan eksternal. Inovasi tersebut mencakup fitur pencarian otomatis berdasarkan nomor transaksi dan hyperlink yang tertanam dalam lembar Excel, sehingga secara signifikan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pengambilan data dan meminimalkan kehilangan dokumen. Hasil implementasi menunjukkan peningkatan kualitas layanan administrasi, akses data yang lebih cepat, dan tata kelola keuangan yang lebih kuat yang selaras dengan standar birokrasi digital modern. Model sistem pengarsipan ini menawarkan pendekatan yang praktis dan terukur untuk meningkatkan akuntabilitas dan efisiensi dalam administrasi sektor publik